Organizzazione delle informazioni: cercare o trovare?

scritto da

roi.team

Svariati studi dimostrano che il 30% e oltre dell’orario di lavoro viene sprecato nella ricerca d’informazioni.

Le cause sono molteplici:

• aumento del flusso delle informazioni
• aumento dei mezzi tecnologici di comunicazione (telefono, fax, e-mail, online-communities, ecc.)
• crescente numero di documenti (burocrazia)
• responsabilità, processi e linee guida per l’archiviazione poco chiari (o non percepiti)

Le conseguenze per un’azienda sono piuttosto pesanti:

• ingenti costi interni
• perdita di qualità a causa di tempi lenti di reazione
• attriti interni e frustrazione crescente tra il personale

A dispetto dei fatti, che evidenziano un enorme potenziale di miglioramento, fino a ora questo settore è stato affrontato dai dirigenti in maniera marginale, se non addirittura trascurato. La ragione di questo si cela a sua volta in una serie di motivazioni, di cui ne segue una selezione:

• i dirigenti combattono su svariati fronti. Quando perdono quote di mercato, devono lottare per l’acquisizione di ogni singolo ordine, le banche stanno con il fiato sul collo. Chi trova l’energia e il tempo di occuparsi, per esempio, di una maggiore efficienza del settore amministrativo?
• ci si abitua al modus operanti esistente (ma non efficiente) e non si percepisce quest’aspetto come un vero e proprio problema (“non vi sono gravi ripercussioni”)
• non si è ancora eseguita un’effettiva valutazione dei potenziali di miglioramento che, pertanto, si sottovalutano
• il problema non è concretamente percepito dai dirigenti, perché non ne sono colpiti in prima persona (in fondo, hanno collaboratori che effettuano le ricerche per loro)
• un effettivo miglioramento della situazione richiede cambiamenti organizzativi che, come tutti sappiamo, si scontrano con delle resistenze. Per superarle sono, dunque, necessari coraggio, impegno, determinazione e, talvolta, anche caparbietà. Perché, quindi, sottoporsi a tutto ciò, se non è strettamente necessario?
• spesso viene affrontato un solo aspetto del problema, dove il bisogno d’intervento è estremo. Un esempio può essere l’introduzione di un semplice sistema DMS, in cui la normale archiviazione nei raccoglitori, la gestione delle e-mail, ecc. restano invariate e l’utente può continuare a decidere in autonomia dove riordinare i documenti e con quale frequenza. La ricerca, dunque, continua…
• il tema “gestione delle informazioni” è gravoso per il sistema informatico. I dirigenti sono spesso reticenti nel delegare completamente tale questione al reparto EDP. Senza un concetto generale e obiettivi chiari, non si ottengono risultati: la gestione delle informazioni è riservata al capo!

Quindi, che fare?

Fortunatamente, la situazione non è priva di vie d’uscita: la cosa più importante, in questo caso, è una soluzione che tenga conto dei 3 livelli seguenti:

Modalità operativa

A)   Trasformare la questione in un “problema del capo”

B)   Adottare una visione generale (evitare soluzioni isolate!)

C)   Elaborare un concetto completo

D)   Selezionare la soluzione EDP più adeguata

E)   Creare un team operativo efficiente

F)    Verificare periodicamente i risultati (controlling sul progetto)

Dopo un’adozione corretta delle migliorie, voi (e il vostro personale) non dovrete più porvi due domande:

• dove salvo queste informazioni?
• dove ritrovo l’informazione salvata?