E-mail addio?
“Le e-mail portano via un sacco di tempo, uccidono la creatività e richiedono un pensiero reattivo”, ci rivela Rudolph Repgen, managing director della filiale di Monaco della IESE Business School.
Negli ultimi 20 anni, dall’avvento di internet in Europa, le e-mail hanno assunto un ruolo preponderante nella nostra operatività quotidiana. Alla luce dell’enorme risparmio di tempo rispetto alla posta tradizionale, ai vantaggi economici rispetto a fax e telefono e alla loro ampissima portata, sono diventati il mezzo di comunicazione ideale.
Ma con cosa possiamo confrontare le e-mail odierne?
Il nuovo strumento di comunicazione si chiama rete online. Non sempre funziona in maniera più rapida della posta elettronica, almeno in fase d’invio, ma offre innumerevoli funzioni, variabili in base ai soggetti che lo mettono a disposizione, e può soddisfare esigenze diversificate: proprio queste utility aggiuntive facilitano e accelerano la comunicazione. Accanto ai cosiddetti social network, come Facebook, Twitter & Co., stanno prendendo sempre più piede le reti professionali. L’esigenza è chiara e la soluzione sembra a portata di mano: vogliamo poter chiedere consiglio ad altri mentre stiamo lavorando a un determinato file e scambiarci informazioni senza eccessive formalità. In fin dei conti, la vecchia e-mail ricorda la classica corrispondenza scritta. Il principio è semplice: desideriamo lavorare nello stesso ambiente, senza per forza essere nello stesso ufficio. Il nostro nuovo ambiente di lavoro è la rete.
Chi è pratico del mestiere, non avrà difficoltà a individuare strumenti online che possono mettere ordine nel caotico mondo delle informazioni e dei dati. Attualmente, le soluzioni sono sempre più tarate sulle impese e i dipendenti di un’azienda aderiscono alle reti digitali chiuse, dove possono scambiarsi informazioni: i filtri individuali procurano ai singoli membri le informazioni di cui credono di aver bisogno. Naturalmente, è consigliabile un costante aggiornamento e adeguamento dei filtri. Con la rete interna, attraverso un motore di ricerca o formulando una semplice domanda, è possibile anche stabilire, quasi in tempo reale, chi sta lavorando a un determinato progetto, chi dev’essere contattato in particolari situazioni o chi, ad esempio, ha il compito di sostituire il toner della stampante.
Gli utenti riferiscono che, nei circuiti dei social network, vengono diffuse molte meno informazioni inutili di quanto si creda o di quanto accade con la posta elettronica.
Con le e-mail, in effetti, avviene proprio questo: diversamente dalla chat, che è collegata a determinate “azioni”, un’e-mail rischia di essere più facilmente “inghiottita” da una casella di posta, se non si risponde immediatamente. Ciò comporta che le e-mail devono essere “evase” il più rapidamente possibile, almeno fino a quando il destinatario se ne ricorda, scatenando una vera e propria frenesia intorno a questo strumento.
Ciò che però affolla davvero le nostre mailbox sono le miriadi di mail “per conoscenza”, inviate spesso inutilmente o senza apparente motivo. Si viene informati di una tale questione, insieme ad altre persone, ma non si riesce a capire se sia necessario conservare queste mail “cc”. In rete, di solito accade che più persone ottengono le stesse informazioni contemporaneamente, ma è sempre possibile risalire ai singoli commenti, avendo così la possibilità di giudicare, anche in un secondo momento, la rilevanza di tali comunicazioni.
In tal modo, le mailbox vengono in larga misura liberate dallo spam interno. Verso l’esterno, però, l’e-mail continuerà a esistere quale strumento di comunicazione formale. Al contrario, rispetto alle reti digitali, lo scambio d’informazioni attraverso posta elettronica può avvenire anche trasversalmente rispetto ai diversi soggetti e non esclude nessuno. Il suo destino è simile a quello della lettera, del fax, del piccione viaggiatore: insomma, è un mezzo riservato ai nostalgici e a particolari occasioni.
È davvero così semplice? Siamo proprio certi che queste reti online sono in grado di arginare la mole d’informazioni, facilitando così l’operatività quotidiana?
Con tutte le potenzialità offerte da queste nuove possibilità tecnologiche, è importante non trascurare un aspetto: ogni buono strumento dev’essere impiegato in maniera corretta, tenendo presente che l’uomo gioca il ruolo centrale. Quali condizioni devono essere dunque create, affinché possano essere soddisfatte le ambiziose aspettative legate a questi sistemi?
Di seguito esporrò alcuni possibili ostacoli dal mio punto di vista.
Accaparrarsi informazioni rende indispensabili e conferisce potere:più si riesce a rendere le informazioni accessibili e facilmente individuabili da tutti i collaboratori, meglio può essere impiegato ciascuno di loro. Ma non tutti stanno al gioco.
Nuove opportunità creano nuovo caos:avviene esattamente come nel traffico, dove più sono le strade e maggiore è la circolazione di vetture. È necessario operare secondo regole di base condivise: al contrario, può accadere che, insieme alle possibilità, aumenti anche il flusso d’informazioni. Per ottenere un’effettiva semplificazione o un aumento dell’efficienza, i sistemi devono essere ridotti a livello complessivo.
Operatività arbitraria: fino a quando i colleghi possono decidere quali informazioni memorizzare e il luogo di archiviazione e tutti gli altri devono fare affidamento sulla “buona volontà” del singolo, il sistema faticherà ad affermarsi. In questi casi, è necessaria una certa dose di “coercizione”, un aspetto che potrà dispiacere a qualcuno.
Sicurezza e responsabilità: le mail “cc” interne assolvono principalmente lo scopo di “mettere il cuore in pace” al mittente (“se informo tutti, nessuno potrà sostenere di non esserne a conoscenza”). Quest’enorme mole di mail “per conoscenza” si esaurisce solo quando il “debito portabile” si trasforma in un “debito esigibile”. Affinché ciò sia possibile, ogni dipendente deve poter reperire senza eccessive difficoltà le informazioni necessarie all’adempimento dei suoi compiti.
L’uomo è una bestia abitudinaria:instaurare una nuova filosofia di pensiero e di lavoro nella cultura imprenditoriale richiede l’abbandono delle vecchie abitudini, un processo tutt’altro che facile.
Comodità: fino a quando l’invio di un’e-mail è più rapido di qualunque altro sistema alternativo, la posta elettronica non sparirà dalla circolazione.
Vantaggi a breve termine contro quelli a lungo termine: molti sistemi manifestano i propri benefici solo dopo un certo periodo. Quindi, è bene attendere che i tempi siano maturi.
Supporto da parte della direzione: i dirigenti e i responsabili devono promuovere in maniera univoca il nuovo sistema e la relativa operatività, comunicandolo chiaramente ai loro collaboratori. Troppo spesso, a questi progetti non viene tributata la dovuta importanza (“faccende prioritarie”) e la questione viene delegata al reparto IT.
Conclusioni
Per quanto “obsoleta” possa sembrare la cara e vecchia e-mail e per quanto interessanti possano sembrare le opportunità schiuse dalle nuove reti online, nessun cambiamento può essere affrontato “alla leggera”, qualunque sia la direzione imboccata.
