Cos’è il controlling?
Oltre che da un clima d’insicurezza generale, i tempi di crisi sono spesso accompagnati da cali dei fatturati, perdite e aumento dei debiti. A ciò si aggiunge una stretta creditizia da parte delle banche, tanto che le aziende di ogni tipo e dimensione si ritrovano gravemente sotto pressione.
In tali situazioni, l’appello al controllino, quale panacea, si fa più impellente. Ma, nonostante il suo impiego massiccio e fiducioso, non si ottengono i miglioramenti auspicati: una delle ragioni determinanti è certamente un’interpretazione incompleta e, in parte, errata delle funzioni e dei vantaggi del controlling. È pertanto opportuno occuparsi in modo approfondito di questo tema.
A questo scopo, abbiamo pensato di affrontare l’argomento da vari punti di vista, illustrandone gli aspetti più rilevanti.
Il controlling ha le sue origini negli Stati Uniti dove, già nel 1931, fu fondato il “Controller Institut of America”. In Germania si scoprì questo strumento di gestione aziendale molto più tardi, ma solo all’inizio degli anni ’70 fu introdotto nelle grandi aziende dove, ancora oggi, viene applicato con successo. Le piccole-medie imprese, invece, presentano un grave deficit in tal senso.
Il controlling deriva dal verbo inglese “to control“, che significa verificare, guidare, dirigere. È chiaro, dunque, che può essere equiparato al termine controllo, tanto più che tale attività ha luogo solitamente in un secondo momento.
Il controlling è in realtà orientato al futuro dell’azienda, pur non escludendo una sorta di controllo, attività che non deve necessariamente avere una connotazione negativa. Il modo migliore per spiegare il controlling è l’esempio seguente.
Con la vostra auto volete percorrere un tratto da A a B in un determinato lasso di tempo e così programmate il vostro navigatore. In questo caso,
- “A” rappresenta simbolicamente lo stato di partenza dell’azienda,
- Il tragitto è il percorso o il piano operativo,
- “B”, infine, l’obiettivo aziendale.
Lungo la strada, però, v’imbattete in un ingorgo causato da un incidente. Il sistema di navigazione vi propone un’alternativa. Tuttavia, per la seconda volta, vi ritrovate imbottigliati nel traffico a causa di un cantiere. Nonostante i due intoppi e le relative deviazioni, un buon navigatore è in grado di riportarvi nella giusta direzione e farvi raggiungere l’obiettivo nel tempo prestabilito.
Sulla base di quest’esempio, risulta chiaro che il controlling si comporta esattamente come un buon sistema di navigazione:
- rilevando lo stato di partenza,
- determinando un obiettivo ed
- elaborando un programma o una strategia per raggiungerlo.
Sulla via verso l’obiettivo è necessario navigare, verificando, guidando e dirigendo.
Il controlling in teoria
Dal punto di vista teorico, il controlling è uno strumento di gestione che, per il raggiungimento di un obiettivo,
- raccoglie informazioni finalizzate alla pianificazione,
- esegue analisi e controlli in fase d’attuazione del piano,
attraverso i quali avviene la gestione del progetto.
Il percorso verso l’obiettivo prevede
- lo sviluppo di tecniche di pianificazione,
- Il coordinamento del piano,
- l’individuazione di punti deboli.
Pertanto, nel migliore dei casi, provvede
- all’eliminazione dei punti deboli,
- alla predisposizione di segnali d’allarme,
- alla proposta di provvedimenti,
- al supporto della gestione aziendale.
Grazie all’impiego corretto del controlling, l’imprenditore può garantire una certa sicurezza alle attività aziendali attraverso
- una gamma di servizi adatti al mercato,
- uno sfruttamento ottimale delle risorse,
- una minimizzazione dei rischi,
- un incremento dell’efficienza,
- una sicurezza per il futuro,
- una garanzia di liquidità e profitti.
I principi del controlling
La letteratura spesso distingue i principi di controlling operativo e strategico. Compito di quest’ultimo è il supporto del management o dell’imprenditore nell’elaborazione delle strategie aziendali e settoriali.
Il controlling strategico pertanto comprende:
- il rilevamento d’informazioni rilevanti sulle varie fonti interne ed esterne,
- la predisposizione di strumenti di pianificazione e di controllo,
- il coordinamento del processo di pianificazione.
Nel processo di pianificazione, il controlling strategico tiene conto o prevede anche:
- l’analisi di mercato (nuovi mercati o servizi),
- l’analisi dei clienti e dei committenti,
- l’analisi per la riduzione dei costi,
- la creazione di una cultura aziendale o di linee guida,
- l’individuazione e lo sfruttamento degli effetti sinergici.
La strategia stabilita funge da scenario d’azione per il controlling operativo, il cui scopo è
- una gestione delle attività aziendali finalizzata al raggiungimento degli obiettivi.
Nel processo di pianificazione, il controlling operativo tiene conto e contempla:
- la contabilità,
- il calcolo dei costi e delle prestazioni, compreso quello dei margini,
- il piano finanziario e degli investimenti,
- la creazione di un sistema dati,
- l’analisi dei rischi.
Il controlling strategico è dunque orientato verso l’esterno e si basa sulla questione “Vengono effettuati gli interventi corretti?”. Il controlling operativo è, invece, orientato all’interno e risponde alla domanda “Gli interventi vengono effettuati correttamente?”.
La letteratura contempla anche altri principi, riferiti però a settori aziendali specifici quali:
- il controlling degli ordini,
- il controlling dei servizi,
- il controlling dei rischi.
Tali aspetti possono essere associati a entrambi i principi di base, dando così vita a sottotematiche: per esempio, il controlling dei servizi verifica o analizza se il servizio di un’azienda è adatto al mercato. Questa è una strategia orientata all’esterno.
Qual è il vantaggio del controlling?
Se lo strumento controlling viene impiegato in modo corretto, contabilità, gestione del personale, marketing e pianificazione diventano un concetto aziendale globale che interessa l’immagine e la filosofia dell’impresa.
Per rafforzare ulteriormente questo principio, essenza primaria dei benefici del controlling, elenchiamo ancora alcuni punti, che possono essere migliorati grazie al suo impiego.
- Il controlling supporta e facilita la gestione aziendale con informazioni continue tramite
o il rilevamento di dati e fatti,
o la determinazione di obiettivi, a breve, medio e lungo termine,
o il continuo monitoraggio del percorso imboccato, attraverso confronti tra la situazione attuale e le previsioni, e un eventuale correttivo.
- Il controlling dà origine a una consulenza economico-aziendale, indipendentemente da chi ne assume i relativi incarichi.
- L’intero progetto gestionale può essere migliorato grazie al controlling.
- Il controlling fornisce dati e fatti utili alla collaborazione con le banche e, quindi, alla concessione di crediti.
Il controller
Per concludere questa breve introduzione, spendiamo ancora qualche parola sul controller, incaricato ad assolvere i compiti del controlling. Questa figura non è un controllore (come abbiamo spiegato sopra, controlling non significa controllo), bensì un partner per tutti coloro che sono coinvolti nel processo di controlling. In senso figurativo, il controller può essere paragonato a un medico.
Se il medico, infatti, vuole assicurare ai suoi pazienti una lunga vita in salute, il controller vuole garantire nel tempo lo sviluppo positivo dell’azienda. Il medico o il controller aiutano e supportano le decisioni, rispettivamente, del paziente e dell’impresa.
Nelle grandi industrie, opera spesso un controller con competenze chiare e definite dalla direzione aziendale o vengono incaricati controller esterni. Nelle realtà più piccole, l’attività di controlling viene assunta dall’imprenditore stesso, perché i costi per l’assunzione di un controller sarebbero troppo elevati. Può, tuttavia, accadere che tale funzione venga affidata a un collaboratore. In questo caso, è opportuno determinare con chiarezza le sue competenze, i suoi referenti e le tempistiche entro cui portare a termine i vari progetti, solo per menzionare alcuni punti.
Naturalmente, vi sono aziende in cui è possibile l’assunzione di un controller. In questi casi, è opportuno valutare se non convenga, dal punto di vista economico, incaricare un professionista esterno, piuttosto che creare una nuova posizione. Alcune aziende di consulenza sono specializzate nel controlling e la collaborazione con esse è paragonabile a quella con un fiscalista: dopo l’analisi della documentazione consegnata, viene elaborata la relativa strategia.
