Was ist Controlling?

geschrieben von

roi.team

Krisenzeiten bringen neben hoher allgemeiner Unsicherheit häufig sinkende Umsätze, Verluste und steigende Schulden mit sich. Dazu gesellt sich die zunehmend restriktiver werdende Kreditvergabe durch die Banken und Unternehmen aller Größe und Art kommen arg unter Druck.

In solchen Situationen wird dann schnell der Ruf nach dem Controlling als Allheilmittel laut. Trotz gut gemeinten und massiven Einsatzes stellen sich jedoch häufig nicht die gewünschten Verbesserungen ein. Ein wesentlicher Grund dafür liegt sicherlich in einer unvollständigen und teilweisen falschen Auffassung zu Funktion und Nutzen des Controllings selbst. Es tut daher gut, sich einmal grundsätzlich mit dem Thema Controlling auseinderzusetzen.

In diesem Sinne möchten wir das Thema Controlling von verschiedenen Seiten beleuchten und die relevanten Aspekte aufzeigen.

Controlling hat seinen Ursprung in den USA, hier wurde bereits 1931 das „Controller Institut of America“ gegründet. In Deutschland entdeckte man dieses Instrument zur Unternehmensführung viel später, erst Anfang der 70er-Jahre des letzten Jahrhunderts wurde es von Großunternehmen eingesetzt. Bis heute ist es so, dass überwiegend Großunternehmen dieses Instrument mit Erfolg nutzen. Mittlere und insbesondere kleinere Unternehmen haben hier noch großen Nachholbedarf.

Controlling stammt vom englischen Wort „control“, welches übersetzt wird mit regeln, steuern, lenken. Somit ist auch klar, dass Controlling nicht mit Kontrolle gleichgesetzt werden kann, zumal eine Kontrolle häufig erst im Nachhinein stattfinden kann.

Controlling ist aber auf die Zukunft des Unternehmens ausgerichtet. Allerdings schließt Controlling eine Art von Kontrolle nicht aus. Aber Kontrolle auszuüben muss nicht negativ sein, insbesondere bei einem Unternehmen. Am einfachsten lässt sich Controlling durch ein Beispiel erklären.

Sie wollen mit Ihrem PKW in einer bestimmten Zeit von A nach B fahren, die Route legt Ihr Navigationssystem im Vorfeld fest. Hierbei stellt

• „A“ symbolisch den Ist-Zustand des Unternehmens dar,
•  die festgelegte Route den Weg oder den Plan und
• „B“ ist das Unternehmensziel.

Unterwegs gibt es einen Stau wegen eines Unfalls auf der festgelegten Route und das Navigationssystem empfiehlt eine Ausweichstrecke. Das Ganze wiederholt sich noch einmal, diesmal wegen eines Baustellenstaus. Durch das gute Navigationssystem, das Sie trotz dieser beiden Schlenker wieder auf die richtige Route geführt hat, erreichen Sie das Ziel in der vorgegebenen Zeit.

Aufgrund des Beispiels wird deutlich, dass Controlling nichts anderes macht als ein gutes Navigationssystem:

• die Erfassung des Ist-Zustandes,
• die Festlegung eines Ziels und
• die Erstellung eines Plans oder einer Strategie, wie das Ziel

erreicht werden kann. Auf dem Weg zum Ziel muss immer wieder regelnd, steuernd oder lenkend neu navigiert werden.

Controlling in der Theorie

Theoretischer ausgedrückt ist Controlling ein Führungsinstrument, das zur Erreichung eines Ziels

• Informationen zur Planung zusammenstellt,
•  Analysen und Kontrollen bei der Planumsetzung durchführt,

wodurch die Steuerung des Vorhabens erfolgt.

Auf dem Weg zum Ziel werden

•  Planungstechniken entwickelt,
• die Planung koordiniert und
• Schwachstellen aufgedeckt.

Hierdurch werden im Idealfall

• Schwachstellen beseitigt,
• Warnsignale eingerichtet,
• Gegensteuerungen angeregt und
• somit die Unternehmensführung unterstützt.

Der/die Unternehmer/in kann durch den richtigen Einsatz von Controlling eine Absicherung der Geschäftsaktivitäten erreichen, mit

• einem marktfähigen Dienstleistungsspektrum,
• einer optimalen Auslastung,
• einer Risikominimierung,
• einer Effizienzsteigerung,
• einer Zukunftssicherung und
• einer Liquidität- und Gewinnsicherung.

Controllingansätze

In der Literatur wird überwiegend in die beiden Grundansätze operatives und strategisches Controlling unterschieden. Aufgabe des strategischen Controlling ist es, das Management bzw. den/die Unternehmer/in beim Entwurf von Unternehmens- und Geschäftsfeldstrategien zu unterstützen.

Dazu erfasst das strategische Controlling

• relevante Informationen über verschiedene externe und interne Quellen,
• stellt Planungs- und Kontrollinstrumente bereit und
• koordiniert den Planungsprozess.

Strategisches Controlling berücksichtigt oder bezieht in den Planungsprozess mit ein:

• die Marktanalyse (neue Märkte oder Dienstleistungen),
• die Kunden- bzw. Auftraggeberanalyse,
• die Kosteneinsparungsanalyse,
• den Aufbau einer Unternehmenskultur bzw. Leitbild und
• die Erkennung und Nutzung von Synergieeffekten.

Die beschlossene Strategie bildet den Handlungsrahmen für das operative Controlling. Dessen Ziel ist es,

•  die Unternehmensaktivitäten so zu steuern, dass die Ziele erreicht werden.

Operatives Controlling berücksichtigt oder bezieht in den Planungsprozess mit ein:

• die Buchhaltung,
• die Kosten- und Leistungsrechnung inkl. der Deckungsbeitragsrechnung,
• die Finanz- und Investitionsplanung,
• den Aufbau eines Kennzahlensystems und
• die Risikoanalyse.

Das strategische Controlling ist also nach außen gerichtet und erfolgt unter dem Aspekt oder der Fragestellung „Werden die richtigen Dinge gemacht?“ Das operative Controlling ist nach innen gerichtet unter der Fragestellung „Werden die Dinge richtig gemacht?“

Es finden sich in der Literatur aber noch weitere Ansätze, die sich auf spezielle Unternehmensbereiche beziehen, wie z.B.:

• das Auftragscontrolling,
• das Dienstleistungscontrolling oder
• das Risikocontrolling.

Diese können aber den beiden Grundansätzen zugeordnet werden, somit sind es eher Unterformen. Z.B. wird beim Dienstleistungs-Controlling festgestellt bzw. analysiert, ob das Unternehmen eine marktgerechte Dienstleistung anbietet. Dies ist also eine nach außen gerichtete Strategie.

Wo liegt der Nutzen von Controlling?

Wenn das Instrument Controlling richtig eingesetzt wird, verbindet es Rechnungswesen, Mitarbeiterführung, Marketing und Unternehmensplanung zu einem ganzheitlichen Unternehmenskonzept bis hin zu einem Unternehmensleitbild, einer Unternehmensphilosophie.
Um diesen Satz, der eigentlich den gesamten Nutzen von Controlling bereits wiedergibt, noch ein wenig zu untermauern, hier noch einige Punkte, die durch den Einsatz von Controlling im Unternehmen verbessert werden können.

• Controlling unterstützt und erleichtert die Unternehmensführung durch kontinuierliche Informationen mit

o   der Erfassung von Daten und Fakten,

o   der Festlegung von Zielen, die kurz-, mittel- oder sogar langfristig sein können,

o   einer ständigen Beobachtung des eingeschlagenen Weges durch Soll-Ist-Vergleiche und einer eventuellen Korrektur des Weges.

• Durch Controlling entsteht eine eigene betriebswirtschaftliche Beratung, egal wer die Controllingaufgaben wahrnimmt.
• Der gesamte Leistungsprozess kann mit Controlling verbessert werden.
• Controlling liefert viele Daten und Fakten für die Zusammenarbeit mit der Bank und ist somit auch für die Bewilligung von Krediten wichtig.

Der Controller

Zum Abschluss dieser kurzen Einführung noch ein Wort zum Controller, der die Controllingaufgaben erfüllt. Der Controller ist kein Kontrolleur, wie schon oben erläutert, heißt Controlling nicht Kontrolle. Der Controller ist ein Partner für alle, die am Controllingprozess beteiligt sind. Bildlich gesprochen, kann der Controller mit einem Arzt verglichen werden.

Während der Arzt ein langes gesundes Leben seiner Patienten erreichen möchte, arbeitet der Controller für eine dauerhafte positive Unternehmensentwicklung. Der Arzt bzw. der Controller helfen und unterstützen also bei den Entscheidungen des Patienten bzw. der Unternehmensführung.

In großen Unternehmen finden wir häufig einen Controller, der mit klaren Kompetenzen durch die Unternehmensleitung ausgestattet ist oder es werden externe Controller beauftragt. In Kleinunternehmen wird der/die Unternehmer/in selbst die Funktion des Controllers übernehmen, weil in den meisten Fällen die Kosten für einen angestellten Controller zu hoch sein dürften. Es könnte aber auch vorkommen, dass ein vorhandener Mitarbeiter die Rolle des Controllers übernehmen kann. In diesen Fällen muss klar geregelt werden, welche Kompetenzen er hat, wem er berichten soll und unter welchen Zeitvorgaben er das eine oder andere Projekt fertig haben muss, um nur einige Punkte zu nennen.

Natürlich kann es auch Unternehmen geben, in denen die Einstellung eines Controllers möglich ist. In diesen Fällen lohnt es sich vielleicht darüber nachzudenken, einen externen Dienstleister zu beauftragen, weil dies günstiger sein kann, als eine neue Stelle im Unternehmen zu schaffen. Einige Unternehmensberatungen haben sich auf Controlling spezialisiert. Vorstellen kann man sich diese Zusammenarbeit wie mit einem Steuerberater. Es werden Unterlagen abgegeben, ausgewertet und mit entsprechenden Strategien wieder zurückgegeben.