Organisation der Information – Suchen oder Finden?
Verschiedene Studien belegen, dass bis zu 30% und mehr der Arbeitszeit durch Suchen nach Informationen ver(sch)wendet wird.
Die Ursachen hierfür sind vielschichtig:
- Zunahme der Informationsflut
- Zunahme der technologischen Möglichkeiten zur Kommunikation (Telefon, Fax, E-Mail, Online-Communities usw.)
- Steigende Anzahl von Dokumenten (Bürokratie)
- Unklare (bzw. nicht gelebte) Verantwortlichkeiten, Prozesse und Ablagerichtlinien
Die Folgen für die Unternehmen sind schwerwiegend:
- Enorme interne Kosten
- Verlust von Qualität durch langsame Reaktionszeiten
- Interne Reibereien und steigende Frustration unter den Mitarbeitern
Trotz dieser Fakten, welche ein enormes Verbesserungspotential deutlich machen, wurde dieser Bereich bisher von Führungskräften nur zaghaft oder gar nicht angegangen. Warum das so ist, kann wiederum viele Ursachen haben. Eine Auswahl davon:
- Führungskräfte kämpfen auf mehreren Fronten: wenn man Marktanteile verliert, wenn man um jeden Auftrag kämpfen muss, wenn die Bank im Nacken sitz usw. Wer hat da noch die Energie und die Zeit, sich z.B. um die Effizienzsteigerung in der Verwaltung zu kümmern?!
- Man ist die bestehende (nicht effiziente) Arbeitsweise gewohnt und empfindet sie nicht als wirkliches Problem („es tut nicht richtig weh“).
- Das mögliche Verbesserungspotential wurde noch nie richtig bewertet und daher wird es viel zu niedrig eingeschätzt.
- Den Führungskräften ist häufig das Problem nicht richtig bewusst, da sie persönlich nicht direkt betroffen sind (sie haben ja schließlich Mitarbeiter, die für sie suchen).
- Eine wirkliche Verbesserung der Situation erfordert organisatorische Veränderungen, und wie wir alle wissen, gibt es da bekanntlich immer Widerstände. Um diese zu durchbrechen, braucht es Mut, Einsatz, Ausdauer und manchmal ein wenig Hartnäckigkeit. Warum soll man sich so etwas also antun, wenn es nicht unbedingt erforderlich ist?
- Oft wird nur ein kleiner Teil des Problems angegangen, da dort ein akuter Bedarf auftaucht. Beispiel ist die Einführung eines reinen DMS-Systems, wobei die „normale“ Ordnerablage, die E-Mail Verwaltung usw. bestehen bleibt und der Anwender nach wie vor selbst entscheidet, wo er was ablegt – oder wie oft. Die Suche geht also weiter.
- Das Thema Informationsverwaltung ist „EDV-lastig“. Führungskräfte neigen daher häufig dazu, die Angelegenheit vollständig der EDV-Abteilung zu delegieren. Ohne ein organisatorisches Gesamtkonzept und ohne klare Zielvorgaben bleibt der Erfolg meist aus – Informationsmanagement ist Chefsache!
Was also tun?
Die Situation ist Gott sei Dank nicht aussichtslos. Wichtig dabei ist der Lösungsansatz, welcher die folgenden 3 Ebenen berücksichtigen muss:
| Ebene 1: | Mensch und Kultur | Verhalten und Einstellung |
| Ebene 2: | Struktur und Prozesse | Abläufe, Verantwortlichkeiten |
| Ebene 3: | Instrumente | Softwarelösungen |
Vorgehensweise:
A) Die Angelegenheit zur Chefsache machen
B) Eine ganzheitliche Betrachtungsweise einnehmen (Insellösungen vermeiden!)
C) Ein vollständiges Konzept erarbeiten
D) Die richtige EDV-Lösung wählen
E) Ein gutes Umsetzungsteam zusammenstellen
F) Laufende Erfolgsmessung (Projektcontrolling)
Folgende zwei Fragen sollten Sie (und Ihre Mitarbeiter) sich nach einer erfolgreichen Umsetzung nicht mehr stellen müssen:
- Wo speichere ich diese Information?
- Wo finde ich die gesuchte Information wieder?
