Leitfaden zur Einführung eines Prozessmanagements

geschrieben von Stefan Huber

Die Einführung eines Prozessmanagements in einer Organisation ist nicht immer leicht. Neben den technischen und organisatorischen Schwierigkeiten müssen die charakterlichen und kulturellen Hintergründe der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

In diesem Management Memo wird ein kurzer Leitfaden zur Einführung eines Prozessmanagements vorgestellt, der Sie dabei unterstützen kann den ersten Schritt im Prozessmanagement zu machen.

 

Schritt 1: Einführung Prozessmanagement als Projekt

Die Einführung des Prozessmanagements kann am besten in einem Projekt durchgeführt werden. Das Projektteam kann aus verschiedenen Personen aus dem Unternehmen bestehen. Wichtig ist dabei, dass eine Person als Projektleiter genügend Ressourcen zur Verfügung hat, um die sehr zeitintensive Einführung zu ermöglichen. Zudem braucht es einen s.g. Projektsponsor, eine Person aus der obersten Führungsebene die Teil des Projektteams ist. Sie übernimmt jedoch keine operativen Tätigkeiten, sondern schützt und unterstützt das Projekt und fühlt sich verantwortlich für den Projekterfolg.

Schritt 2: Der Change-Management Aufwand

Man sollte niemals eine Veränderung im Unternehmen unterschätzen. Auf dem Weg zum Prozessmanagement können auf allen Hierarchieebenen Ängste und Unsicherheiten entstehen. Es liegt in der menschlichen Natur, einen SOLL Zustand einem IST Zustand vorzuziehen.

Schritt 3: IST-Zustand als Prozesslandkarte

Nachdem das Projektteam definiert wurde, gilt es den IST-Zustand darzustellen, falls es noch nicht dokumentiert wurde. Allgemein wird eine s.g. Prozesslandkarte erstellt. Darin werden alle übergeordneten Prozesse aufgezeigt. Es werden generell drei Arten von Hauptprozessen unterschieden: Die Managementprozesse, die Kernprozesse und die Supportprozesse. Die Managementprozesse dienen in der Regel zur Steuerung und Kontrolle des Unternehmens. Mit Hilfe der Kernprozesse oder auch Primärprozesse wird die Wertschöpfung erreicht. Die Supportprozesse sind Prozesse, die im Unternehmen die Kernprozesse unterstützen, aber keinen direkten Kundennutzen als Ziel haben.

Schritt 4: Prozessidentifikation und -abgrenzung

Nachdem die Prozesslandkarte definiert wurde, werden die einzelnen Teilprozesse identifiziert und abgegrenzt. Die Identifizierung kann mit Hilfe verschiedener Prozesserhebungsarten erfolgen:

  • Beobachtung
  • Laufzettel (zur Erhebung der Durchlaufzeiten, Liegezeiten und Transportzeiten)
  • Interviews (Einzel- und Gruppengespräche)
  • Prozesserhebungsformular
  • Fragebogen
  • Erhebungsworkshop (Big picture)

Neben diesen Methoden kann auf die LIPOK Methode Bezug genommen werden, um die Prozesse zu identifizieren und abzugrenzen. Mit Hilfe der folgenden Tabelle kann ein Prozess beschrieben werden.

Schritt 5: Prozessmodellierung

Werden alle Teilprozesse mit der LIPOK Methode beschrieben erhält man eine erste einfache Prozessbeschreibung, mit der es möglich ist, die Prozesse graphisch präziser darzustellen. Grundsätzlich können Prozesse nach eigenem Interesse dargestellt werden. In der Praxis haben sich durch die verschiedenen ERP Systeme, Modellierungssprachen wie die ereignisgesteuerte Prozesskette oder die BPMN (Business Process Model and Notation) Methode durchgesetzt.

Nachdem die Prozesse graphisch dargestellt wurden, sollen Kennzahlen für die einzelnen Prozessschritte erarbeitet werden, um die Messbarkeit zu gewährleisten. Damit ist es möglich im Zuge der kontinuierlichen Verbesserung die Effizienz im Betrieb zu messen und zu steigern.

Schritt 6: Implementierung

Nun gilt es die dargestellten Prozesse im Unternehmen zu leben und eine Verbesserungskultur zu fordern, indem Mitarbeiter über die neuen, bzw. verbesserten Prozesse im Unternehmen informiert und geschult werden.

Schlussbemerkung:

Dieser kurze Leitfaden mit den beschriebenen Methoden, kann als Wegweiser dienen, um Prozessmanagement im Unternehmen zu implementieren oder zu verbessern. Ausgehend von einer soliden strategischen Ausrichtung und Organisation im Betrieb, können schlanke Prozesse den Unternehmenserfolg steigern.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Lösung Ihrer Managementaufgaben.

 

Pdf – Leitfaden zur Einführung von Prozessmanagement