Bye bye E-Mail?
„E-Mails sind Zeitfresser, die Kreativität unterdrücken und reaktives Denken fördern.“, sagt Rudolph Repgen, Managing Director der Münchner Zweigstelle der IESE Business School.
In den letzten 20 Jahren, seit der Verbreitung des Internets in Europa, haben E-Mails vor allem in unserem Arbeitsalltag einen wesentlichen Platz eingenommen. Angesichts der enormen Zeitersparnis im Vergleich zur traditionellen Post, den Kostenvorteilen im Gegensatz zu Fax und Telefon und ihrer enormen Reichweite sind sie das ideale Kommunikationsmedium.
Aber womit vergleicht man die E-Mail heute?
Das neue Kommunikationsmedium heißt Onlinenetzwerk. Es funktioniert nicht schneller als die E-Mail, wenn es ums Senden geht. Aber es bietet unzählige Funktionen, die je nach Anbieter variieren und verschiedene Bedürfnisse befriedigen, und eben diese Funktionen erleichtern und beschleunigen die Kommunikation. Neben den sozialen Netzwerken, wie Facebook, Twitter und Co., etablieren sich auch immer mehr professionelle Netzwerke. Das Bedürfnis ist klar, die Lösung derzeit ideal: Wir wollen andere um Rat fragen, während wir eine Datei bearbeiten, uns fließend ohne Höflichkeitsfloskeln austauschen – die E-Mail erinnerte doch noch sehr an einen klassischen Brief. Im Grunde wollen wir im selben Raum arbeiten, ohne uns im selben Büro aufzuhalten. Unser Raum ist das Netz.
Wer sich auskennt, findet online Tools, die Ordnung in seine/ihre chaotische Informations- und Datenwelt bringt. Lösungen werden derzeit auch immer mehr für Unternehmen maßgeschneidert. Alle Mitarbeiter eines einzelnen Unternehmens treten dem geschlossenen digitalen Netzwerk bei und tauschen sich darüber aus. Die individuell gesetzten Filter versorgen die Mitglieder mit jenen Informationen, die sie zu brauchen glauben. Regelmäßiges Aktualisieren und Anpassen der Filter ist hierbei dringend empfehlenswert. Mit dem internen Netzwerk ist es möglich, auch über den Suchmodus oder eine Frage in die Runde gleich festzustellen, wer gerade woran arbeitet, wer in welchen Fällen zu kontaktieren ist oder wer den Druckertoner wechseln kann.
Nutzer geben außerdem an, dass weitaus weniger unnütze Informationen verbreitet werden, als es den sozialen Netzwerken nachgesagt wird und als es über E-Mails tatsächlich geschieht.
Mit den E-Mails ist es nämlich so eine Sache. Anders als im Chat, der möglicherweise an gewisse Aktionen geknüpft ist, geht eine E-Mail in der Mailbox schneller unter, wenn sie nicht sofort beantwortet wird. Das führt dazu, dass E-Mails so schnell wie möglich „abgearbeitet“ werden, sodass der Empfänger dran ist, sich zu erinnern und das führt schnell zu einem hektischen Hin und Her.
Was unsere Mailboxen aber tatsächlich überfüllt, sind die vielen cc-Mails, die Großteils, aber nicht immer eindeutig, unnötig versendet werden. Man wird mitinformiert und weiß nicht, ob man die Nachricht als „cc“ in Evidenz halten sollte. Im Netzwerk werden meistens mehrere Personen gleichzeitig informiert, deren Kommentare sind nachvollziehbar, man kann beinahe zeitlich unbegrenzt darauf zugreifen und später entscheiden, ob die Informationen für einen selbst relevant sind.
Die Mailboxen werden auf diese Art von hauseigenem Spam weitgehend befreit. Für die externe Kommunikation hat die E-Mail als formelleres Medium weiterhin Bestand. Im Gegensatz zu den digitalen Netzwerken ist E-Mail-Kommunikation außerdem anbieterübergreifend möglich und schließt niemanden vom Gebrauch aus. Ihr ergeht es demnächst einfach so, wie dem Brief, dem Fax, der Brieftaube: ein Medium für Nostalgiker und Anlässe.
Ist es nun wirklich so einfach? Dämmen diese Onlinenetzwerke wirklich die Informationsflut ein und vereinfachen uns so die täglich Arbeit?
Bei all diesen Potenzialen, welche diese neuen technischen Möglichkeiten bieten darf allerdings eines nicht vergessen werden: jedes gute Werkzeug muss auch entsprechend eingesetzt werden – und dabei spielt der Mensch die zentrale Rolle. Es stellt sich also schon die Frage, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit die hohen Erwartungen an solche Systeme auch erfüllt werden.
Hier ein paar – aus meiner Sicht – mögliche Hindernisse:
Informationen „horten“ macht unentbehrlich und verleiht Macht: je besser alle relevanten Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich und schnell auffindbar sind, desto leichter ist jeder Mitarbeiter ersetzbar. Da spielt nicht jeder mit.
Zusätzlicher Möglichkeiten führen zu zusätzlichem Chaos. Das ist so wie beim Straßenbau: mehr Straßen führen zu mehr Verkehr. Es muss schon nach gleichen Grundregeln gearbeitet werden, ansonsten kann es passieren, dass die Informationsflut noch weiter zunimmt, da es noch mehr Möglichkeiten gibt. Um eine effektive Vereinfachung bzw. Effizienzsteigerung zu erzielen, sollten die Systeme insgesamt reduziert werden.
Willkürliches Handeln: solange immer noch die Mitarbeiter selbst entscheiden können, wo welche Informationen abgelegt werden und das Kollektiv auf den „Goodwill“ des einzelnen hoffen muss, wird sich ein System nur schwer durchgängig etablieren. Etwas „Zwang“ wird hier wohl erforderlich sein – und dies wird nicht jedem gefallen.
Sicherheit und Verantwortung: die internen „cc“-Mails dienen hauptsächlich der Sicherheit der Versender (wenn ich immer alle informiere, kann niemand behaupten, nichts gewusst zu haben…..). Diese „cc“-Flut hört erst auf, wenn grundsätzlich die Bringschuld in eine Holschuld umgedreht wird. Damit dies umsetzbar ist, muss gewährleistet sein, dass jeder Mitarbeiter ohne großen Aufwand alle Informationen findet, welche er zur Aufgabenerfüllung braucht.
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. eine neue Denke und Arbeitsphilosophie in der Unternehmenskultur zu verankern, erfordert ein Ablegen von alten Gewohnheiten – dies fällt nicht immer leicht.
Bequemlichkeit: Solange ein E-Mail versenden schneller geht als sonst irgend eine Methodik, wird das Mailen wohl nicht so schnell „aussterben“.
Kurzfristige Vorteile vs. langfristige Vorteile: viele Systeme zeigen erst nach längerem Arbeiten die wahren Vorteile – hier braucht es doch manchmal einen langen Atem.
Unterstützung durch die Geschäftsleitung: die Führungskräfte bzw. Verantwortlichen müssen klar hinter einem neuen System und der damit verbundenen Arbeitsweise stehen und dies den Mitarbeitern klar kommunizieren. Zu oft wird solchen Projekten nicht die notwendige Wichtigkeit („Chef-Sache“) eingeräumt, sondern die Angelegenheit der EDV-Abteilung zugeschoben.
Fazit:
So „alt“ das E-Mail auch erscheinen mag und so toll die ganzen Möglichkeiten der neuen Onlinenetzwerke auch sein mögen – ein Umstellen sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden – egal in welche Richtung man geht.
