Moderation von Besprechungen – Sinnvoll oder Modeerscheinung? – Teil 3

geschrieben von Horst Völser

Der Raum / Der Temin

  • Der Raum sollte hell und gut durchlüftet sein.
  • Alle Materialien einer Moderation (Schreibblock, Flipchart mit Stiften, Beamer oder Projektor) müssen bei Sitzungsbeginn vorhanden und getestet werden.
    Nichts ist störender als ein benötigtes Gerät, das nicht funktioniert!
  • Sind es regelmäßige, kurze Informationstreffen, so können diese auch kurz vor der Mittagspause angesetzt werden. Vielleicht sogar im Stehen (ein Flurgespräch?)?
    Jede Sitzung benötigt so viel Zeit wie geplant und mehr, selten aber weniger.

Das Protokoll

  • Ich bevorzuge ein sogenanntes Ergebnisprotokoll: jeder Tagesordnungspunkt wird als Überschrift genommen, das Ergebnis bzw. die Entscheidung wird festgehalten und mit den notwendigen Elementen der Durchführung versehen. Diese Elemente sind in der Regel: Wer tut was? Bis wann? Mit welchem Budget?
  • Nur in ganz bestimmten Fällen (vom Gesetz vorgesehen) sollen Entscheidungen so dokumentiert werden, dass Abstimmungen und einzelne Aussagen dokumentiert werden.
  • In der nächsten Tagesordnung scheint der Punkt wiederum auf und der/die Verantwortliche berichtet über den Fortschritt. Alternativ kann der Bericht auch bei jedem erreichten Meilenstein in die Tagesordnung aufgenommen werden. Alternativ kann der Bericht auch bei jedem erreichten Meilenstein in die Tagesordnung aufgenommen werden.

Ergebnisprotokoll / Mitschrift

WerWasBis wannBudgetAnmerkungen
Horst VölserProtokoll verfassenInnerhalb des 14 Juli1 StundeZusätzlich zu den Teilnehmern wird auch noch NN über die Punkte drei und sieben informiert
Mauro RossiAngebot für xx einholenBis zum 25 Juli2 StundenAngebot wird sofort dem technischen Leiter zur Prüfung übergeben

 

Lesen Sie dazu auch den ersten und zweiten Teil der Blogserie.

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